Процес аплицирања на грантове састоји се од укупно осам корака, које ћемо детаљније појаснити у наставку.
КОРАК 1: Детаљна анализа проблема и потреба
Да би се дефинисала пројектна идеја апликант мора поћи од детаљне анализе проблема и потреба које жели ријешити пројектом, узети у обзир општу развојну политику и приоритете (у зависности од тематике и подручја дјеловања пројекта на нивоу државе, општине, привредног субјекта, организације), као и општих услова кориштења грантова које поставља онај који расписује јавни позив.
Потребно је анализирати тренутну ситуацију и сродне текуће развојне активности у одабраном подручју дјеловања, утврдити постојеће проблеме и потребе и њихове међусобне односе на свим нивоима.
КОРАК 2: Дефинисање пројектне идеје
Да би се дефинисала пројектна идеја потребно је одговорити на сљедећа питања:
- Зашто? – Идентификовати проблем који се настоји ријешити пројектом и одговорити на питање како ће тај пројекат допринијети тој области.
- За кога? – Одредити циљне групе и њихове специфичне потребе.
- Како? – Дефинисати активности које ће бити предузете у току имплементације пројекта.
- С ким? – Прецизирати компетенције, знања и потенцијалне партнере потребне да се пројекат имплементира.
- Гдје? – Дефинисати географско подручје које ће бити обухваћено пројектом, гдје ће се пројекат имплементирати и гдје ће се осјетити његови ефекти.
- Какве резултате ће пројекат произвести? – Довести резултате у везу са одрживошћу пројекта на дуги рок.
КОРАК 3: Испитивање властитих ресурса и капацитета
Апликант мора да испита сопствене ресурсе који су потребни за имплементацију пројекта. Потребно је да апликант има тим људи одговарајућих знања и вјештина који би учествовали у креирању пројектне идеје, у писању и управљању пројектом.
Пошто појам гранта подразумијева бесповратна средства, али не у 100% износу, то значи да апликант мора финансијски учествовати у пројекту те обезбједити одређена финансијска средства (проценат тих средстава варира од позива до позива, а обично се креће у интервалу од 15% до 50%).
Апликант мора бити свјестан шта све подразумијева имплементација пројекта и мора бити спреман да одговори на захтјеве имплементације.
КОРАК 4: Пронаћи партнере у пројекту
Уколико се жели аплицирати на грантове партнерство је често веома пожељно (код неких позива чак и обавезно). Након отварања јавног позива за поједини грант, неопходан број партнера ће бити наведен у Водичу/Смјерницама за апликанте.
Партнерство је један од битних елемената приликом евалуације пројекта, као и за успјех саме имплементације пројекта. Код грантова финансираних од стране Европске комисије и европских организација, партнери се могу пронаћи претраживањем базе података e-Calls PADOR.
КОРАК 5: Пратити јавне позиве
Потребно је пратити јавне позиве за грантове како би се на вријеме аплицирало на грант. Након отварања јавног позива, потребно је детаљно анализирати правила у Водичу/Смјерницама за апликанте.
КОРАК 6: Писање пројектног приједлога
Пројектни приједлог је разрађена пројектна идеја, дефинисана кроз циљеве, активности и резултате. Пројектни приједлог се мора поднијети у унапријед задатој форми коју поставља организација/институција која расписује јавни позив. Стога је потребно дефинисати сврху пројекта, циљеве (општи циљ и специфичне циљеве), пројектне активности и очекиване резултате, као и циљне групе. Такође, потребно је прецизно дефинисати буџет пројекта и обратити пажњу на његову одрживост.
Сврха пројекта је посљедица резултата, и она одређује величину пројекта у односу на ресурсе, кадрове и стратегије. Сврха је рјешење проблема у ужем смислу у односу на општи циљ.
Општи циљ је на највишем хијерархијском нивоу и описује будућу промијењену ситуацију или стање које у одређеном периоду апликант жели да достигне. Не смије да буде дефинисан превише широко, нити да буде сувише амбициозан.
Специфични циљеви требају да значајно допринесу остварењу општег циља и да укажу на непосредан разлог идентификације приоритета у оквиру наведеног сектора, да буду реални, да буду прецизно и провјерљиво дефинисани и да идентификују циљне групе.
Очекивани резултати описују конкретна побољшања која ће настати као резултат рада у датом сектору. Резултати морају да буду мјерљиви.
Активности су начин на који ће се створити услови који би довели до очекиваног резултата. Активности пројекта морају да воде јасно испуњењу задатих циљева.
Временски распоред – приликом дефинисања временског оквира треба узети у обзир ограниченост времена трајања пројекта што је дефинисано у Водичу/Смјерницама за апликанте. Уколико корисник гранта не потроши средства у том периоду, она се морају вратити организацији/институцији која расписује јавни позив .
Циљне групе су директни корисници пројекта и морају да буду прецизно дефинисане.
Буџет мора да буде састављен на основу планираних активности, а захтијевана сума не смије да прелази минималне и максималне вриједности које су дефинисане у Водичу/Смјерницама за апликанте. Буџет мора да буде прегледан, реалан, изражен у KM/еврима без ПДВ-а, са финансијским доприносом подносиоца пројекта.
Одрживост пројекта представља веома важан фактор који утиче на квалитет пројектног приједлога. Приликом евалуације пројекта посебно се води рачуна о томе да ли пројектне активности имају дугорочне ефекте, тј. да ли се утицај пројекта наставља и након престанка финансирања пројекта из гранта.
КОРАК 7: Прикупити сву потребну документацију
Уколико се жели аплицирати за поједини грант, потребно је доставити потребну документацију која се захтјева у Апликационом формулару (нпр. доказ о регистрацији правног лица, изјава о партнерству, индентификацијски документ, документ о власништву земљишта, доказ о извршењу обавеза плаћања пореза на власништво итд.).
КОРАК 8: Испунити Апликациони формулар и све пратеће Анексе
У тренутку објаве јавног позива, требало би да апликант већ има унапријед припремљену пројектну идеју/идеје (структуру пројекта која ће се даље разрађивати у детаље), као и прибављену одређену документацију. То је потребно из разлога што су јавни позиви отворени максимално 90 дана, што је јако кратак рок за креирање пројектне идеје, за испуњавање Апликационог формулара и пратећих Анекса и за прибављање документације, чак и у ситуацији када апликант има јако квалитетан тим људи.
Након објаве јавног позива, идеје могу/требају да се модификују и прилагоде захтјевима јавног позива. Затим се креће у испуњавање Апликационог формулара и пратећих Анекса – логичка матрица, буџет итд. (за тај процес је потребно готово читаво вријеме трајања јавног позива).