Proces apliciranja na grantove sastoji se od ukupno osam koraka, koje ćemo detaljnije pojasniti u nastavku.
KORAK 1: Detaljna analiza problema i potreba
Da bi se definisala projektna ideja aplikant mora poći od detaljne analize problema i potreba koje želi riješiti projektom, uzeti u obzir opštu razvojnu politiku i prioritete (u zavisnosti od tematike i područja djelovanja projekta na nivou države, opštine, privrednog subjekta, organizacije), kao i opštih uslova korištenja grantova koje postavlja onaj koji raspisuje javni poziv.
Potrebno je analizirati trenutnu situaciju i srodne tekuće razvojne aktivnosti u odabranom području djelovanja, utvrditi postojeće probleme i potrebe i njihove međusobne odnose na svim nivoima.
KORAK 2: Definisanje projektne ideje
Da bi se definisala projektna ideja potrebno je odgovoriti na sljedeća pitanja:
- Zašto? – Identifikovati problem koji se nastoji riješiti projektom i odgovoriti na pitanje kako će taj projekat doprinijeti toj oblasti.
- Za koga? – Odrediti ciljne grupe i njihove specifične potrebe.
- Kako? – Definisati aktivnosti koje će biti preduzete u toku implementacije projekta.
- S kim? – Precizirati kompetencije, znanja i potencijalne partnere potrebne da se projekat implementira.
- Gdje? – Definisati geografsko područje koje će biti obuhvaćeno projektom, gdje će se projekat implementirati i gdje će se osjetiti njegovi efekti.
- Kakve rezultate će projekat proizvesti? – Dovesti rezultate u vezu sa održivošću projekta na dugi rok.
KORAK 3: Ispitivanje vlastitih resursa i kapaciteta
Aplikant mora da ispita sopstvene resurse koji su potrebni za implementaciju projekta. Potrebno je da aplikant ima tim ljudi odgovarajućih znanja i vještina koji bi učestvovali u kreiranju projektne ideje, u pisanju i upravljanju projektom.
Pošto pojam granta podrazumijeva bespovratna sredstva, ali ne u 100% iznosu, to znači da aplikant mora finansijski učestvovati u projektu te obezbjediti određena finansijska sredstva (procenat tih sredstava varira od poziva do poziva, a obično se kreće u intervalu od 15% do 50%).
Aplikant mora biti svjestan šta sve podrazumijeva implementacija projekta i mora biti spreman da odgovori na zahtjeve implementacije.
KORAK 4: Pronaći partnere u projektu
Ukoliko se želi aplicirati na grantove partnerstvo je često veoma poželjno (kod nekih poziva čak i obavezno). Nakon otvaranja javnog poziva za pojedini grant, neophodan broj partnera će biti naveden u Vodiču/Smjernicama za aplikante.
Partnerstvo je jedan od bitnih elemenata prilikom evaluacije projekta, kao i za uspjeh same implementacije projekta. Kod grantova finansiranih od strane Evropske komisije i evropskih organizacija, partneri se mogu pronaći pretraživanjem baze podataka e-Calls PADOR.
KORAK 5: Pratiti javne pozive
Potrebno je pratiti javne pozive za grantove kako bi se na vrijeme apliciralo na grant. Nakon otvaranja javnog poziva, potrebno je detaljno analizirati pravila u Vodiču/Smjernicama za aplikante.
KORAK 6: Pisanje projektnog prijedloga
Projektni prijedlog je razrađena projektna ideja, definisana kroz ciljeve, aktivnosti i rezultate. Projektni prijedlog se mora podnijeti u unaprijed zadatoj formi koju postavlja organizacija/institucija koja raspisuje javni poziv. Stoga je potrebno definisati svrhu projekta, ciljeve (opšti cilj i specifične ciljeve), projektne aktivnosti i očekivane rezultate, kao i ciljne grupe. Takođe, potrebno je precizno definisati budžet projekta i obratiti pažnju na njegovu održivost.
Svrha projekta je posljedica rezultata, i ona određuje veličinu projekta u odnosu na resurse, kadrove i strategije. Svrha je rješenje problema u užem smislu u odnosu na opšti cilj.
Opšti cilj je na najvišem hijerarhijskom nivou i opisuje buduću promijenjenu situaciju ili stanje koje u određenom periodu aplikant želi da dostigne. Ne smije da bude definisan previše široko, niti da bude suviše ambiciozan.
Specifični ciljevi trebaju da značajno doprinesu ostvarenju opšteg cilja i da ukažu na neposredan razlog identifikacije prioriteta u okviru navedenog sektora, da budu realni, da budu precizno i provjerljivo definisani i da identifikuju ciljne grupe.
Očekivani rezultati opisuju konkretna poboljšanja koja će nastati kao rezultat rada u datom sektoru. Rezultati moraju da budu mjerljivi.
Aktivnosti su način na koji će se stvoriti uslovi koji bi doveli do očekivanog rezultata. Aktivnosti projekta moraju da vode jasno ispunjenju zadatih ciljeva.
Vremenski raspored – prilikom definisanja vremenskog okvira treba uzeti u obzir ograničenost vremena trajanja projekta što je definisano u Vodiču/Smjernicama za aplikante. Ukoliko korisnik granta ne potroši sredstva u tom periodu, ona se moraju vratiti organizaciji/instituciji koja raspisuje javni poziv .
Ciljne grupe su direktni korisnici projekta i moraju da budu precizno definisane.
Budžet mora da bude sastavljen na osnovu planiranih aktivnosti, a zahtijevana suma ne smije da prelazi minimalne i maksimalne vrijednosti koje su definisane u Vodiču/Smjernicama za aplikante. Budžet mora da bude pregledan, realan, izražen u KM/evrima bez PDV-a, sa finansijskim doprinosom podnosioca projekta.
Održivost projekta predstavlja veoma važan faktor koji utiče na kvalitet projektnog prijedloga. Prilikom evaluacije projekta posebno se vodi računa o tome da li projektne aktivnosti imaju dugoročne efekte, tj. da li se uticaj projekta nastavlja i nakon prestanka finansiranja projekta iz granta.
KORAK 7: Prikupiti svu potrebnu dokumentaciju
Ukoliko se želi aplicirati za pojedini grant, potrebno je dostaviti potrebnu dokumentaciju koja se zahtjeva u Aplikacionom formularu (npr. dokaz o registraciji pravnog lica, izjava o partnerstvu, indentifikacijski dokument, dokument o vlasništvu zemljišta, dokaz o izvršenju obaveza plaćanja poreza na vlasništvo itd.).
KORAK 8: Ispuniti Aplikacioni formular i sve prateće Anekse
U trenutku objave javnog poziva, trebalo bi da aplikant već ima unaprijed pripremljenu projektnu ideju/ideje (strukturu projekta koja će se dalje razrađivati u detalje), kao i pribavljenu određenu dokumentaciju. To je potrebno iz razloga što su javni pozivi otvoreni maksimalno 90 dana, što je jako kratak rok za kreiranje projektne ideje, za ispunjavanje Aplikacionog formulara i pratećih Aneksa i za pribavljanje dokumentacije, čak i u situaciji kada aplikant ima jako kvalitetan tim ljudi.
Nakon objave javnog poziva, ideje mogu/trebaju da se modifikuju i prilagode zahtjevima javnog poziva. Zatim se kreće u ispunjavanje Aplikacionog formulara i pratećih Aneksa – logička matrica, budžet itd. (za taj proces je potrebno gotovo čitavo vrijeme trajanja javnog poziva).